Bericht van de raad van commissarissen

Persoonlijke inleiding door de voorzitter

De raad van commissarissen (RvC) is de interne toezichthouder van Nijestee. De RvC toetst de activiteiten van bestuur, directie en de organisatie als geheel aan de eisen die vanuit de wetgever en de samenleving aan de corporatie worden gesteld. De RvC vervult daarmee een belangrijke schakel tussen de eigen organisatie en het extern toezicht door instanties als de Autoriteit woningcorporaties of het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW). 

In dit hoofdstuk legt de RvC verantwoording af over 2017.

Bijzondere keuze van Nijestee

In 2017 waren er veel positieve omstandigheden waarin we mochten werken. De woningmarkt trok aan, waardoor er veel dynamiek ontstond. Partijen willen weer bouwen. In de stad Groningen bracht dat nieuw elan. Ook Nijestee bouwt en wil zelfs het aantal sociale huurwoningen laten groeien. Dat is voor een corporatie bijzonder, dat zie je niet zo vaak meer. De meeste corporaties verkopen woningen en als ze bouwen, is dat vaak alleen om verouderde woningen te vervangen. Nijestee is hierin best uniek.

Bouwen

Ambities uitspreken is een ding, ambities waarmaken is een volgende stap. In het afgelopen jaar leverden we veel nieuwe woningen op en er zijn plannen voor nog stapels aan betaalbare huurwoningen voor de komende jaren. Ik ben blij om te zien dat het lukt om onze beloftes aan de stad waar te maken, om eerlijk te zijn gaat dat sneller dan verwacht. En we willen eigenlijk nog meer doen dan we nu kunnen. We zijn op zoek naar geschikte locaties om in de komende jaren te bouwen. Daarvoor brachten we in 2017 een Bid-book uit aan de gemeente, waarin we aangaven op welke plekken we mogelijkheden zagen. Al dan niet in samenwerking met marktpartijen. Met meer betaalbare woningen, hoeven woningzoekenden minder lang te wachten op een geschikte woning en hebben ze meer keuze. 

Beperken energieverbruik

Zuinig omgaan met energie en het beperken van fossiele brandstoffen als gas en olie staan steeds hoger op de agenda. Door de aardbevingen als gevolg van de gaswinning was dit al langer een onderwerp in Groningen en omgeving. In 2015 fungeerde het Klimaatakkoord van Parijs als een soort wake up call voor Nederland. Het regeerakkoord van Rutte III koos vervolgens dit jaar een behoorlijk groene insteek met daarbij een opdracht aan corporaties om hun woningen energiezuinig te maken. Daarnaast zien we dat de urgentie ook in de sector zelf aanwezig is. Tot voor kort was het streven om de woningen in 2020 gemiddeld op label B te brengen. Nu wordt gekoerst op alle woningen CO2-neutraal in 2050. We moeten met verdubbelde energie hiermee aan de gang.

Betaalbare woningen

De Participatieraad maakte zich sterk om de huurprijzen laag te houden. De betaalbaarheid van sociale huurwoningen is een terecht punt van zorg. Met name de laatste jaren zijn de huren gestegen. Mede op aandringen van de Participatieraad bleef de jaarlijkse huuraanpassing per 1 juli 2017 beperkt tot 0% gemiddeld per woning. Ook maakten we afspraken over de maximale stijging van de huursom, dus inclusief de verhoging van huren na een verhuizing. Uiteindelijk is die beperkt gebleven tot 0,6% in totaal. We blijven de komende jaren graag met de Participatieraad in gesprek over dit belangrijke onderwerp. 

Beheer en onderhoud

Daarnaast zie ik aandacht voor beheer en onderhoud van de woningen als belangrijk onderwerp. Dit is voor de buitenwereld misschien niet de meest in het oog springende taak van een corporatie. Maar een corporatie kan hier echt het verschil maken in het woongenot van huurders. Of mensen tevreden zijn over een corporatie, hangt in grote mate samen met het omgaan met reparatieverzoeken of onderhoud bij verhuizing. Als dat snel en adequaat verloopt, worden mensen blij. Als dat allemaal veel te lang duurt of helemaal niet opgelost wordt, wonen mensen niet met plezier in hun woning. Het afgelopen jaar besteedde de Raad daarom extra aandacht aan het beheer en onderhoud aan de woning en hoe dat binnen Nijestee georganiseerd is. Wat in 2017 echt tegenviel was de uitkomst van de Aedes Benchmark, waarin Nijestee met B voor het huurdersoordeel bleef steken in de middenmoot. Dat moet weer zo snel mogelijk een A worden.

Bezetting RvC

In het afgelopen jaar vertrokken twee leden: één volgens het rooster van aftreden, de ander vanwege andere werkzaamheden binnen een organisatie waar Nijestee veel zaken mee doet. Ik vond het pittig om afscheid van goede collega’s te nemen. Daarnaast vergde het veel inspanning om twee nieuwe leden te vinden. Ondertussen ging het werk wel gewoon door. De werkdruk voor de RvC is verhoogd door de Woningwet, daarnaast hadden we ons zelf als doel gesteld om als RvC meer contact te leggen met lokale belanghouders. In 2017 spraken we onder andere met de wethouder Ruimtelijke ordening & Volkshuisvesting. Dit gaan we in het vervolg ieder jaar doen. In 2018 zijn we als RvC weer op volle sterkte.

Belangrijkste opgaven voor 2018

Vanwege de gaswinning in het Groningse veld blijven de aardbevingen actueel. Die (potentiële) bevingen leveren risico’s op. Bij nieuwbouw nemen we daarom extra maatregelen om de woningen bevingsbestendig te maken. Dit kost aandacht, tijd en geld en is achteraf een grotere opgave dan gedacht. In 2018 zullen we hier scherp in moeten opereren. Daarnaast moeten we snel op zoek naar meer bouwlocaties. We brachten vorig jaar het Bid-book uit, maar het vergt nog het nodige trek- en sjorwerk om daadwerkelijk afspraken te maken over locaties. Daar moeten we in 2018 mee aan de slag.

Bedankt

Namens de raad van commissarissen wil ik mijn grote dank uitspreken voor iedereen die dit alles in het afgelopen jaar mogelijk heeft gemaakt. Ik wil de Participatieraad bedanken voor hun constructieve en kritische bijdrage aan de koers van Nijestee. Jullie houden ons scherp. Ik wil de bestuurder en de leden van het directieteam danken voor hun grote inzet in het afgelopen jaar, ook om als team de continuïteit in een lastige periode te waarborgen. Ik wil de gemeente bedanken voor hun medewerking en enthousiasme bij het realiseren van onze plannen. En als laatste, maar niet de minste, wil ik alle medewerkers van Nijestee bedanken voor hun betrokkenheid en motivatie om het steeds weer zo goed mogelijk te maken voor de huidige en toekomstige huurders. Jullie zijn stuk voor stuk onze visitekaartjes die in de dagelijkse praktijk al onze ambities waar maken. Het was weer een mooi jaar!


Wouter de Jong
Voorzitter raad van commissarissen Nijestee
 

8.1 Over toezichthouden

De RvC is samen met het bestuur verantwoordelijk voor een goede governance structuur. Als richtlijn hanteert de RvC het toetsingskader zoals aangereikt in de Governance Code. In het verslagjaar stelde de RvC een eigen toezicht- en toetsingskader op. Hiermee is invulling gegeven aan artikel 3.13 van de Governancecode. In dit artikel staat dat de RvC een toetsingskader hanteert op basis waarvan zij toezicht houdt. Daarnaast formuleerde de RvC een toezichtsvisie.

De Governance Code is gebaseerd op vijf principes: 

  1. Leden van bestuur en RvC hanteren waarden en normen die passen bij de maatschappelijke opdracht. 
  2. Bestuur en RvC zijn aanspreekbaar en leggen actief verantwoording af. 
  3. Bestuur en RvC zijn geschikt voor hun taak. 
  4. Bestuur en RvC gaan in dialoog met belanghebbende partijen. 
  5. Bestuur en RvC beheersen de risico’s verbonden aan hun activiteiten. 

De principes zijn in 2015 nader uitgewerkt in aangescherpte bepalingen die bestuurders en commissarissen houvast bieden. De code legt meer nadruk op: 

  • Cultuur en gedrag. Bestuurders en toezichthouders horen een kritische, open geest te hebben. Om de kwaliteit van bestuur en toezicht te verbeteren is het nodig dat bestuurders gedrag en waarden continu bespreken. Dit als aanvulling op de nieuwe wetten en regels. 
  • Betrekken van huurders en gemeenten bij het beleid van de corporatie. Woningcorporaties moeten niet alleen prestatieafspraken maken met deze partijen, maar in de omgang met deze belanghebbenden een cultuuromslag maken. 
  • Geschiktheid. Bestuurders en commissarissen worden voor hun aantreden of herbenoeming onderworpen aan een geschiktheidstoets en zijn verplicht aan Permanente Educatie (PE) te doen.

Nijestee voldoet bijna geheel aan deze code. Op één punt wijken we daarvan af. Het gaat om artikel 3.3 waarin gesteld wordt dat voor de aanstelling van de bestuurder een maximale termijn geldt van 4 jaar. De bestuurder is niet benoemd voor een periode van maximaal 4 jaar, maar heeft een aanstelling voor onbepaalde duur. Deze afwijking van de code is toegestaan, omdat de aanstelling van bestuurder valt onder het overgangsregime van de Woningwet. De RvC stelt jaarlijks een prestatiecontract met de bestuurder op. Ieder jaar toetst de Remuneratiecommissie tijdens het beoordelingsgesprek in hoeverre het vastgestelde beleid is uitgevoerd. 

Daarnaast is in de Woningwet vastgelegd dat iedere corporatie zich iedere vier jaar moet laten visiteren door een geaccrediteerd onafhankelijk bureau. De kwaliteit van het intern toezicht is een van de onderdelen die onderzocht wordt, in 2010 en 2014 is dit gebeurd. Het complete rapport dat de visitatiecommissie in 2014 opstelde, is te vinden op de website van Nijestee. Voor 2018 staat een volgende visitatie gepland. De RvC is samen met de bestuurder opdrachtgever voor de visitatie.

8.2 Governance structuur

De RvC hecht aan een zorgvuldige besluitvorming. Alle middelen dienen in het belang van de volkshuisvesting te worden geïnvesteerd, waarbij huisvesting van de primaire doelgroep de kerntaak van de corporatie is. De RvC rekent de Woningwet, het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (BTIV), als de basis voor toetsing van het beleid dat Nijestee voert. Lokaal geldt een ander prominent toetsingskader in de vorm van het ‘Kader prestatieafspraken’ waarin afspraken zijn vastgelegd over samenwerking en investeringen door gemeente en de corporaties in de stad Groningen.

Periodiek stelt Nijestee haar strategie bij. In ‘Groeien op z’n Gronings’ is de rode draad beschreven die in de periode 2017-2020 als leidraad geldt. De strategie geldt eveneens als een belangrijk toetsingskader voor de RvC. Het Strategisch kader is doorvertaald naar herijkte financiële doelstellingen op de lange termijn. Deze beleidsuitspraken geven de RvC kaders voor de financiële beoordeling van bestuursvoorstellen.

Vanuit risicomanagement levert het bestuur voor iedere RvC-vergadering een voortgangsrapportage. Met behulp van de strategiekaart heeft het bestuur inzicht in de voortgang van de strategische doelstellingen en eventuele risico’s. In de dagelijkse praktijk vormen deze rapportages een belangrijk sturingsinstrument voor de RvC om beslissingen te nemen en governance concreet vorm te geven. 

8.3 Klankbord- en adviesfunctie

Eén van de taken van de Raad van Commissarissen is de signaal- en klankbordfunctie voor de bestuurder. Voor de leden van de Raad van Commissarissen betekent dit dat zij over de juiste kwaliteiten moeten beschikken om deze functies goed uit te oefenen, zoals: inlevingsvermogen, het bewaren van de juiste afstand en overzicht kunnen hebben in de grote lijnen zonder hierbij de noodzakelijke details uit het oog te verliezen. De Raad van Commissarissen, individueel en als geheel, moet in staat zijn de bestuurder waar nodig een spiegel voor te houden om open van gedachten te kunnen wisselen. Daar hoort naast het geven van adviezen en het functioneren als klankbord, ook steeds meer kritisch doorvragen bij. Op die manier wordt de bestuurder uitgedaagd om niet alleen zorgvuldig en rechtmatig te presteren, maar ook optimaal maatschappelijk rendement te behalen uit de corporatie. Ieder lid heeft de verantwoordelijkheid onafhankelijk en kritisch bij te dragen aan de besluitvorming, zodat de raad de belangen op evenwichtige wijze kan afwegen. 

De RvC heeft er daarom voor gekozen om vanuit diverse disciplines kennis in huis te hebben. In het teamprofiel staan expertises en competenties beschreven waar de leden aan moeten voldoen. Vastgesteld is dat in het team in ieder geval kennis aanwezig moet zijn op het gebied van volkshuisvesting, financiën en control, governance, HRM & organisatieontwikkeling, juridische zaken, vastgoedontwikkeling en beheer. Om de onafhankelijkheid van de leden te staven verwijzen we naar het overzicht met de persoonlijke gegevens van de RvC, inclusief hoofd- en nevenactiviteiten.

Een woningcorporatie is een maatschappelijke onderneming zonder winstoogmerk. Corporaties zijn opgericht om mensen te huisvesten die niet op eigen kracht een woning kunnen kopen of huren, de huren zijn daarom niet commercieel. In de huisvesting van die groepen zit dan ook het maatschappelijk rendement: welke bijdrage leveren corporaties aan de vragen die in de samenleving spelen? In de sector is een zoektocht gaande om meer grip te krijgen op het fenomeen maatschappelijk rendement. Aedes ontwikkelde de TransparantieTool om in de discussie met belanghouders als huurders en de gemeente zichtbaar te maken wat de consequenties zijn van bijvoorbeeld keuzes in investeringen in bezit, verlagen/verhogen van huren of verlagen/verhogen organisatiekosten. De tool is in 2017 door Nijestee toepasbaar gemaakt voor de eigen situatie. In 2018 wordt de discussie over het gewenste maatschappelijk rendement van Nijestee met de RvC verder gevoerd aan de hand van deze tool.

8.4 Werkgeversrol

De RvC is niet alleen toezichthouder, maar ook werkgever: zij benoemt de algemeen directeur/bestuurder en diens plaatsvervanger en bepaalt de arbeidsvoorwaarden van de bestuurder. De RvC is ook bevoegd om de bestuurder te ontslaan. Sinds 2004 is de heer Pieter Bregman algemeen directeur/bestuurder. In 2005 is de directeur Vastgoed, de heer Henk Raatjes, tot plaatsvervanger benoemd van de bestuurder. Beide benoemingen vonden plaats op basis van een actuele profielschets en een assessment. De bestuurder is eindverantwoordelijk voor het beleid en de uitvoering daarvan. De Remuneratiecommissie voert jaarlijks een gesprek met de bestuurder over de voortgang op basis van een prestatiecontract en stelt de beloning vast. 

In 2017 stelde de Remuneratiecommissie in het gesprek vast dat dit een afwijkend jaar was ten opzichte van eerdere. De bestuurder kampte het afgelopen jaar met ziekte en de plaatsvervangend bestuurder nam formeel een aantal van zijn taken waar. Andere collega’s hielpen om alle taken zo goed mogelijk te vervullen. De commissie was verheugd dat de bestuurder aan het eind van het jaar weer parttime zijn rol kon vervullen. 

Naast de persoonlijke omstandigheden stelde de Remuneratiecommissie inhoudelijke onderwerpen aan de orde, zoals: 

  • achterblijvende scores op de Aedes Benchmark;
  • positionering in lokaal speelveld om meer sociale, duurzame huurwoningen te bouwen;
  • organisatieontwikkelingsaspecten.

Het gesprek werd gezien als tussenstand, zonder oordeel. De Remuneratiecommissie besloot om de honorering voor 2018 te houden op het niveau van 2017. Medio 2018 volgt een nieuw beoordelingsgesprek met de bestuurder.

Voor het bepalen van de hoogte van de beloning van de bestuurder volgt de RvC:

  • Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT);
  • Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen toegelaten instellingen volkshuisvesting (ook wel bekend als de Blok-staffel).

De bezoldiging van de bestuurder is niet afhankelijk van de resultaten van Nijestee. Voor de hoogte van de beloning in 2017 verwijzen we naar paragraaf 8.8.

8.5 Integriteit

Nijestee voert actief beleid op de integriteit van de organisatie en haar medewerkers. Voor de medewerkers van Nijestee zijn algemene regels opgesteld waar zij zich aan dienen te houden in een Bedrijfscode. De code is in 2017 geactualiseerd op advies van de accountant. Het management van Nijestee en de RvC zijn primair verantwoordelijk voor risicobeheersing en fraudepreventie en hebben een voorbeeldfunctie in gewenst gedrag. In het Reglement van de RvC staan bepalingen opgenomen over de omgang met vertrouwelijke informatie en onverenigbaarheid van functies. 

Toezicht op de integriteit vereist relevante en juiste informatie. Het bestuur is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures die ervoor zorgen dat alle belangrijke financiële informatie bij het bestuur bekend is zodat de tijdigheid, volledigheid en juistheid van de interne en externe financiële verslaggeving worden gewaarborgd. De bestuurder heeft dusdanige interne beheersingsmaatregelen getroffen (of laten treffen) dat hij continu op de hoogte is van de (financiële) ontwikkelingen binnen Nijestee.

Het bestuur voorziet vanuit de lijnorganisatie zoveel mogelijk in de informatiebehoefte, maar de RvC maakt ook actief gebruik van externe informatiebronnen. Zo is de accountant aanwezig bij de behandeling van de jaarrekening in de RvC-vergadering. Ook spreekt de RvC zonder bestuurder met diverse sleutelfunctionarissen in de organisatie. Dit jaar voerden leden van de RvC dergelijke gesprekken met de controller, de vastgoedcontroller en de Ondernemingsraad. De accountant stelt jaarlijks een rapport op met conclusies en aanbevelingen. Zo volgde Nijestee eerder het advies op om in rapportages van interne controles standaard een aparte fraudeparagraaf op te nemen. In 2017 adviseerde de accountant om de financiële informatie van vastgoedprojecten voor de RvC uit te breiden. Ook dit advies is opgevolgd. Tijdens de controle van de jaarrekening 2016 sprak de accountant met name over de externe risico’s, zoals de ontwikkeling in de landelijke politiek en marktwaardewaardering van het vastgoed. 

De keuze voor de externe accountant wordt door de RvC bepaald, na overleg met het bestuur en na advies van de Auditcommissie. In 2016 besloot de RvC de samenwerking met PwC niet te verlengen en voor de jaarrekening 2016 opdracht te verstrekken aan BDO. Het advies van de Auditcommissie was om de samenwerking voor 2017 te verlengen, de RvC nam dit advies over. Opdrachtverstrekking voor niet-controlewerkzaamheden aan de externe accountant zijn de verantwoordelijkheid van het bestuur. Voor dergelijke werkzaamheden wordt normaliter een andere partij dan de externe accountant gekozen. Op deze manier is de onafhankelijkheid van de externe accountant geborgd. 

Nijestee zette - mede op verzoek van de RvC - een gestructureerde vorm van compliance op. Compliance is: “het geheel van maatregelen dat zich richt op de implementatie, handhaving en naleving van externe wet- en regelgeving, alsmede op interne procedures en gedragsregels om te voorkomen dat de reputatie en integriteit van Nijestee wordt aangetast.” Voor de invulling hiervan verwijzen we naar hoofdstuk 10. Als er een tegenstrijdig belang binnen de RvC opdoemt, wordt de voorzitter van de RvC terstond op de hoogte gesteld. Het desbetreffende RvC-lid neemt vervolgens niet deel aan de discussie en besluitvorming over het specifieke onderwerp. Wanneer besluiten genomen dienen te worden waarbij sprake is van tegenstrijdige belangen binnen de RvC, zal vooraf goedkeuring worden gevraagd aan de RvC. In 2017 trad een lid van de RvC af, omdat zij een leidinggevende functie ging aanvaarden bij een organisatie waar Nijestee veel mee samenwerkt. Dit om juist eventuele belangenverstrengeling te voorkomen. Verder deden zich in het verslagjaar geen andere kwesties voor waarbij (mogelijke) belangenverstrengeling in het geding was. 

8.6 Over de RvC

De raad bestaat uit zes leden. De leden van de RvC worden voor een periode van vier jaar benoemd en mogen maximaal acht jaar aan de RvC deelnemen. Huurderorganisaties hebben het recht twee bindende voordrachten te doen voor de RvC. In de RvC van Nijestee zijn twee leden op voorspraak van de huurders benoemd, dit is in de Statuten vastgelegd. In geval van vacatures draagt de Participatieraad nieuwe RvC-leden voor namens de huurders. Op die manier is zeggenschap van bewoners over de benoeming van interne toezichthouders geborgd. Deze huurdercommissarissen nemen het initiatief om minstens tweemaal per jaar met (een afvaardiging van) de Participatieraad overleg te voeren. Eenmaal per jaar vindt een vergadering plaats met de voltallige RvC. De gesprekken vinden plaats zonder de aanwezigheid van de bestuurder. 

Inzicht in de werkwijze

Werkwijze, taken, bevoegdheden en voorwaarden rond toetreding staan in het ‘Reglement voor de Raad van Commissarissen van Nijestee’. Het reglement staat op de website van Nijestee. De RvC komt jaarlijks minimaal vier keer bijeen met de bestuurder en de controller. Afhankelijk van de agendapunten kunnen andere directieleden of medewerkers worden uitgenodigd: de leden van RvC willen aanspreekbaar zijn en actief informatie ophalen. In het verslagjaar kwam de RvC zes keer bijeen. De RvC hecht eraan om goed op de hoogte te blijven van de actualiteit in de stad en zich te verdiepen in de discussies die in de sector spelen. Met regelmaat organiseert de RvC daarom een themabijeenkomst over een actueel onderwerp. Daarnaast houdt de RvC jaarlijks een aantal werkbezoeken. Dit jaar bezocht de RvC het WIJ-team in Beijum en maakten de leden een fietsronde langs diverse locaties uit het ‘bidbook’ van Nijestee, een serie potentiële ontwikkelingslocaties in de stad.  In 2017 ging een delegatie van de RvC ook in gesprek met de lokale wethouder Volkshuisvesting. Het voornemen is om dit in het vervolg jaarlijks in te plannen op initiatief van de RvC. Naast de reguliere vergaderingen spreekt de voorzitter van de RvC maandelijks informeel met de bestuurder en bestaat de afspraak dat er tussentijds contact is bij urgente zaken. 

Werving en selectie

De RvC kent geen vaste selectiecommissie en wijst per gelegenheid twee leden aan om de sollicitatiegesprekken te voeren. De RvC schakelt doorgaans de bestuurder in als adviseur van deze commissie. Voor de werving en selectie van nieuwe leden maakt de RvC gebruik van een extern bureau. Na selectie van de meest geschikte kandidaat, onderwerpt de Autoriteit Woningcorporaties (AW) deze aan een toets op geschiktheid en betrouwbaarheid. Na een positief oordeel van de AW wordt de kandidaat door de RvC benoemd tot toezichthouder. Via een introductieprogramma worden de nieuwe leden ingewerkt. 

In 2017 vertrokken twee leden. Een huurdercommissaris verliet de raad omdat zij een functie aanvaardde bij WIJ Groningen, een organisatie waar Nijestee veel mee samenwerkt in het belang van leefbare buurten en zorg voor kwetsbaren. Van het tweede lid verliep de maximale zittingstermijn van acht jaar. Voor beide vacatures zijn nieuwe kandidaten geworven. De heer Wink en mevrouw Tiemersma vormden de selectiecommissie vanuit de RvC. Aan het eind van het jaar was de procedure rond de toets van de AW van beide aspirant leden nog niet formeel afgerond. De RvC verwacht begin 2018 weer op volle sterkte te zijn. 

Auditcommissie

Vanuit de RvC is een Auditcommissie benoemd om de Raad te ondersteunen in het toezicht en controle op het bestuur. De taken en bevoegdheden van de commissie zijn onder andere:

  • advies over interne risicobeheersing, controlesystemen en compliance;
  • advies over het toezicht op de financiële informatieverschaffing, waaronder bijvoorbeeld keuzes voor waarderingsgrondslagen, beoordeling van de effecten van nieuwe regels of prognoses; 
  • advies over het functioneren van de externe accountant, het toezicht op de naleving van aanbevelingen en opmerkingen van de accountant;
  • klankbordfunctie voor het bestuur in bovengenoemde zaken.

De RvC blijft verantwoordelijk voor de besluiten, ook als deze door de commissie zijn voorbereid. In het reglement van de Auditcommissie is bepaald dat tenminste één expert op het gebied van financiële bedrijfsvoering hier zitting in heeft. De voorzitter van de Auditcommissie vormt het eerste aanspreekpunt van de externe accountant wanneer deze onregelmatigheden constateert in de inhoud van de financiële berichten of in de gevolgde procedures rond de financiële verslaggeving. De Auditcommissie overlegt tenminste twee maal per jaar en verder zo vaak als zij dit nodig acht. De Auditcommissie vergadert tenminste één maal per jaar met de externe accountant buiten de aanwezigheid van het bestuur. Het volledige Reglement van de Auditcommissie is te vinden op de website van Nijestee.

In het verslagjaar kwam de Auditcommissie drie maal regulier bijeen met de (plaatsvervangend) bestuurder, de directeur Financiën & Informatie en de controller. Terugkerende agendapunten voor het regulier overleg zijn:

  • financiële status (realisatie Begroting, financiële risico’s)
  • operationele risico’s
  • wet- en regelgeving
  • opvolgen bevindingen accountant
  • bevindingen externe toezichthouders

De Auditcommissie deed in december 2017 schriftelijk verslag van haar beraadslagingen en bevindingen aan de voltallige RvC. Het afgelopen jaar besprak de Auditcommissie onder andere de uitkomsten van de interne controles, het interne controleplan 2017, de compliance rapportage 2016, treasury rapportage en de risico’s van de invoering van het nieuw primair systeem. Het Jaarverslag 2016, het functioneren van de nieuwe accountant en de Begroting 2018 waren de belangrijkste bespreekpunten.

Zelfevaluatie en deskundigheidsbevordering

De RvC staat jaarlijks stil bij haar eigen functioneren. Tijdens de zelfevaluatie in 2017 – onder externe begeleiding van Blauw BV - blikte de RvC terug op de inhoud, de aansturing van de governance en de cultuur binnen de Raad. Op deze manier kwamen niet alleen de ‘harde’ elementen aan bod, maar ook de ‘soft skills’. Inhoudelijk is geconstateerd dat de aandacht voor risico inventarisatie binnen Nijestee, en zodoende ook bij de RvC, fors is verbeterd in het afgelopen jaar. Qua houding en gedrag signaleerde de RvC het gevaar van zelfgenoegzaamheid binnen Nijestee en misschien daarmee ook binnen de Raad zelf. De corporatie was op diverse terreinen koploper, daardoor kan er een neiging bestaan om te zeggen: ‘We doen het goed’. De RvC signaleerde echter ook dat Nijestee die voorsprong op de collega corporaties aan het verliezen is. Afgesproken is dat de RvC de bestuurder/organisatie de vraag stelt of dit beeld herkend wordt en, zo ja, wat het plan van Nijestee is om die voorsprong te herstellen.

Qua samenstelling was de RvC tevreden over de diversiteit in deskundigheid en personen, dit is als punt van aandacht genoteerd voor de opvolging van vertrekkende leden. Daarnaast wil de RvC meer haar eigen agenda bepalen, los van de stukken die door de directie worden aangeboden. Aan de hand van de zelfevaluatie in 2017 is de afspraak gemaakt dat de voorzitter in het vervolg de overige leden uitnodigt om thema’s voor het komend jaar te benoemen. 

Twee leden van de RvC en de bestuurder waren bij de zelfevaluatie niet aanwezig vanwege dringende redenen. Ze hadden van tevoren wel een vragenlijst ingevuld over het functioneren van de RvC. Aandachtspunten zijn tijdens de zelfevaluatie besproken.

Het bewaken van de juiste kennis en ervaring zijn continue aandachtspunten binnen de RvC: gevolgde opleidingen en het bijspijkeren van kennis vormen een vast onderwerp tijdens de jaarlijkse zelfevaluatie. Alle leden van de RvC zijn lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) en maken gebruik van het professionaliseringsaanbod van diverse opleidingsinstituten om hun vakkennis op peil te houden via permanente educatie (PE). Per gecertificeerde opleiding of activiteit kunnen PE-punten behaald worden. Voor de jaren 2015-2016 tezamen gold een minimum van 10 punten per lid, in 2017 betreft dit 5 punten. Als er in de jaren 2015 en 2016 samen meer PE-punten behaald zijn dan het minimum, dan kunnen de punten mee worden genomen naar 2017. Alle leden hebben in totaal voldoende punten behaald, de PE-punten staan in het overzicht in paragraaf 8.8. 

Vervangende leden RvC-leden bij ontstentenis of belet voltallige RvC Nijestee

In de statuten staat opgenomen dat de RvC jaarlijks twee vervangende RvC leden benoemt wanneer er sprake is van ontstentenis of belet van de gehele RvC van Nijestee. De twee vervangende leden moeten voldoen aan de vereisten uit de Woningwet en de statuten van de RvC. In 2017 is overleg met andere corporaties geweest om aan dit voorschrift te voldoen. Samen met collega-corporaties De Huismeesters, Marenland, Wierden en Borgen, SUW, De Delthe, Wold en Waard en de christelijke woningstichting Patrimonium kwamen de onderlinge RvC’s tot de afspraak om gezamenlijk de voorzitters en de voorzitters van de Auditcommissies uit te ruilen via een regionale Commissarissenpool. Voor 2017 werden bij Nijestee de voorzitter van de RvC van Marenland en de voorzitter van de Auditcommissie van Wierden en Borgen tot vervangers benoemd. De heer De Jong van Nijestee werd benoemd tot vervangend RvC lid bij Marenland en de heer De Boer werd benoemd tot vervangend RvC lid bij De Huismeesters. In 2017 was het niet nodig om van deze regeling gebruik te maken.

8.7 Besluit- en bespreekpunten en activiteiten

Besluiten RvC en goedkeuring voorstellen Bestuurder

  • prestatiecontract bestuurder, inclusief strategiekaart 2017
  • jaarverslag Nijestee 2016
  • (uitgangspunten) begroting 2018
  • voorwaarden verhuring Upsilon aan SSH (verhuur door SSH)
  • actualisatie huurbeleid (inclusief advies Participatieraad)
  • treasury-, investerings- en verbindingenstatuut
  • toezicht- en toetsingskader
  • actielijst zelfevaluatie
  • werving twee nieuwe commissarissen, herijking profielschets RvC 
  • benoeming vervangende RvC-leden bij ontstentenis of belet voltallige RvC
  • overname locatie en ontwikkeling woontoren Bedumerweg van De Huismeesters
  • allonge verkoopovereenkomst grond Merelstraat aan Rottinghuis
  • duurzame verbetering 91 woningen in Oosterparkwijk
  • actualisatie Bedrijfscode
  • risicomanagementbeleid
  • definitief voorstel scheiding DAEB/niet-DAEB
  • treasury jaarplan 2018
  • het Bod met bidbook op woonvisie gemeente / begroting Nijestee 2018 (inclusief advies Participatieraad)
  • bezoldiging leden RvC 2018
  • functioneren en werkzaamheden Auditcommissie 2017
  • evaluatie accountant: hernieuwde opdracht voor BDO 

Overige besproken onderwerpen

  • verslag gesprek remuneratiecommissie - bestuurder
  • tussentijdse voortgangsrapportages
  • brieven externe toezichthouders (AW, WSW, externe accountant)
  • risicoanalyse deelname WarmteStad
  • scholing RvC-leden
  • klachtenrapportage
  • vergoeding aardbevingsbestendige nieuwbouw door de NAM
  • uitvoering BAG-adviezen
  • interne controleplan 2017
  • vragenlijst governance inspectie door AW
  • evaluatie BinnensteBuitendag 2016 en opzet BinnensteBuitendag 2017
  • uitkomst Aedes Benchmark (score BB)
  • resultaten onderzoeken onder huurders over dienstverlening en imago Nijestee
  • stand van zaken privacywetgeving
  • thema’s: invoering Viewpoint, klachtenbeleid en duurzaamheid
  • evaluatie invoering Viewpoint

Activiteiten

  • gezamenlijke reflectie op 2016
  • twee maal overleg met de Participatieraad
  • jaarlijks overleg met de Ondernemingsraad (door twee leden van de RvC)
  • zelfevaluatie RvC (onder begeleiding van Blauw BV, voorschrift is eens per twee jaar onder externe begeleiding)
  • deelname aan scholings- en andere bijeenkomsten van VTW
  • deelname aan Participatiecafé’s door huurdercommissarissen
  • deelname van diverse commissarissen aan Nieuwjaarsbijeenkomst Nijestee
  • werkbezoek aan WIJ Beijum en excursie door de buurt op 20 april 2017
  • deelname debat met gemeente, stadse corporaties en huurderorganisaties over ‘Iedereen een goede woning’ op 30 mei 2017
  • fietsexcursie op 21 juni 2017 langs diverse projecten en locaties uit het bidbook
  • werkbezoek aan wethouder Van der Schaaf op 13 september 2017
  • deelname van een aantal commissarissen aan de BinnensteBuitendag in november 2017

8.8 Persoonlijke gegevens en beloningen RvC en directie

Persoonlijke gegevens van de leden van de RvC

Persoonlijke gegevens van de leden van de RvC

Wouter de Jong    
Geboortejaar 1960  
Functie RvC Voorzitter  
Kennis van Governance (hoog), volkshuisvesting (hoog),
vastgoed (middel), financiën en control (middel),
juridische zaken (hoog)
 
Benoeming Aanvang eerste termijn 01-01-2012
  Einde huidige termijn 01-01-2020
  Hernoembaar Nee
Commissies RvC Lid Remuneratiecommissie  
Educatie PE-punten in 2015-2016
PE-punten in 2017
19
11
Hoofdfunctie Burgemeester gemeente Houten  
Nevenfuncties - Eigenaar van Communitas advies en toezicht
- Voorzitter bestuur Stichting Micha-NL netwerk
- Lid bestuur VTW (Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties)
- Voorzitter Raad van Toezicht Landschap Erfgoed Utrecht (vanaf 1 november 2017)
 

Arie Wink    
Geboortejaar 1948  
Functie RvC Vicevoorzitter  
Kennis van Governance (hoog), volkshuisvesting (hoog),
vastgoed (hoog), financiën en control (middel),
juridische zaken (hoog)
 
Benoeming Aanvang eerste termijn 03-11-2010
  Einde huidige termijn 03-11-2018
  Hernoembaar Nee
Commissies RvC Voorzitter Remuneratiecommissie  
Educatie PE-punten in 2015-2016
PE-punten in 2017
15
0
Hoofdfunctie Toezichthouder I Commissaris  
Nevenfuncties - Voorzitter Raad van Commissarissen FC Groningen
- Voorzitter Stichting Fotografie Noorderlicht
- Voorzitter Stichting Noordbeeld Schiermonnikoog
- Penningmeester Stichting Beheer Toevluchtsoord (vrouwenopvang)
- Lid bestuur Beheer Academie voor Bouwkunst
- Voorzitter Dansgezelschap Teddy’s Last Ride
 

Ko Blok    
Geboortejaar 1949  
Functie RvC Lid (tot 28 oktober 2017)  
Kennis van Governance (hoog), volkshuisvesting (hoog),
vastgoed (hoog), financiën en control (middel),
juridische zaken (middel)
 
Benoeming Aanvang eerste termijn 28-10-2009
  Einde huidige termijn 28-10-2017
  Hernoembaar Nee
Commissies RvC -  
Educatie PE-punten in 2015-2016
PE-punten in 2017
22
0
Hoofdfunctie Directeur Blok & Ko te Hilversum (toezicht, advies en coaching)  
Nevenfuncties - Lid bestuur Arie Kreuk Stichting (maritiem erfgoed)
- Lid algemeen bestuur Stichting Forum Stedelijke Vernieuwing
- Vicevoorzitter Raad van Commissarissen woningcorporatie Mitros,
Utrecht (tot 1 juli 2017)
- Voorzitter bestuur Museumwerf Vreeswijk, Nieuwegein
- Lid Raad van Commissarissen NV Groothandelsgebouwen Rotterdam
- Lid Raad van Commissarissen woningstichting Rentree Deventer
- Lid Raad van Commissarissen Wijkontwikkelingsmaatschappij
Den Haag Zuidwest
- Lid Raad van Commissarissen NV Zeedijk, Amsterdam
- Lid Raad van Toezicht Theater Zuidplein Rotterdam
 

Erik de Boer    
Geboortejaar 1966  
Functie RvC Lid  
Kennis van Governance (middel), vastgoed (middel),
financiën en control (hoog), juridische zaken (middel)
 
Benoeming Aanvang eerste termijn 01-01-2013
  Einde huidige termijn 01-01-2021
  Hernoembaar Nee
Commissies RvC Voorzitter Auditcommissie  
Educatie PE-punten in 2015-2016
PE-punten in 2017
25
0
Hoofdfunctie Hoofd Vermogensbeheer & Treasury bij Univé Verzekeringen  
Nevenfuncties - Lid Raad van Toezicht Zonnehuisgroep Noord Zuidhorn
- Lid Raad van Toezicht ziekenhuis Nij Smellinghe Drachten
 

Mirjam Kuin    
Geboortejaar 1962  
Functie RvC Lid, Huurderscommissaris (tot 1 juli 2017)  
Kennis van Governance (middel), vastgoed (middel),
financiën en control (middel), juridische zaken (middel)
 
Benoeming Aanvang eerste termijn 01-01-2013
  Einde huidige termijn Afscheid genomen
in verband met
nieuwe hoofdfunctie
  Herbenoembaar N.v.t.
Commissies RvC -  
Educatie PE-punten in 2015-2016
PE-punten in 2017
26
0
Hoofdfunctie Directeur Werk/Leerbedrijven en Werkwinkel Alescon
Directeur WIJ Groningen (sinds 1 juli 2017)
 
Nevenfuncties - Lid Raad van Toezicht BevolkingsOnderzoek Noord
- Lid Bestuur Stichting Mens & Maatschappij (tot medio 2017)
- Lid Instellingsraad van Advies ROC Alfacollege
- Lid Raad van Toezicht MEE Groningen (tot medio 2017)
 

Jellie Tiemersma    
Geboortejaar 1967  
Functie RvC Lid, Huurdercommissaris  
Kennis van Governance (hoog), volkshuisvesting (middel),
financiën en control (hoog), juridische zaken (middel)
 
Benoeming Aanvang eerste termijn 20-05-2015
  Einde huidige termijn 20-05-2019
  Herbenoembaar Ja
Commissies RvC Lid Auditcommissie  
Educatie PE-punten in 2015-2016
PE-punten in 2017
10
3
Hoofdfunctie Directeur/Eigenaar Personal Too, Interim- en programmamanagement  
Nevenfuncties - Directeur-bestuurder a.i. Mee Drenthe
- Lid Cultuurraad Eindhoven
- Lid Comité van Aanbeveling Smart Mobility
- Lid Comité van Aanbeveling Social Impact Day Noord Nederland
- Lid Raad van Toezicht, vicevoorzitter Atria (Landelijk Kenniscentrum
Emancipatie en
Vrouwengeschiedenis)
- Lid Raad van Toezicht Bartimeus, voorzitter Commissie Identiteit,
Ethiek en Kwaliteit
- Vicevoorzitter Raad van Toezicht, voorzitter Remuneratiecommissie
Wellzo Leeuwarden
 

Beloning RvC

De beloning van de Raad van Commissarissen voldoet aan de geldende wet- en regelgeving: de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT), de voor de sector geldende WNT-staffel en de Beroepsregel van de Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties (VTW). Door de Woningwet moet de RvC op meerdere dossiers goedkeuring geven. Hierdoor zijn de verantwoordelijkheden en de daarmee verwante risico’s toegenomen. De RvC ontving in 2016 en eerdere jaren een honorering die beduidend lager lag dan toegestaan: circa 60-65% van de maximale norm. Met ingang van 2017 is de honorering voor de RvC verhoogd naar 80% van de toegestane norm.
Vaste honorering per 2017:
Voorzitter: € 17.400 per jaar. Leden € 11.600 per jaar.
Totale honorering: € 68.152.
Onkostenvergoeding: volgens declaratie naar gemaakte kosten. Nijestee verstrekt geen persoonlijke leningen of garanties aan leden van de RvC.

Persoonlijke gegevens en beloning directieleden

Persoonlijke gegevens en beloning directieleden

Pieter Bregman, Algemeen directeur / bestuurder
Geboortejaar: 1959
Werkzaam in huidige functie sinds 19 mei 2004.
Werkzaam bij de organisatie sinds 15 juli 1996.
Duur benoeming: voor onbepaalde tijd. Er is geen specifieke beëindigingsregeling overeengekomen.
Educatie: 109 PE-punten in 2015-2017. Bestuurders moeten van 1 januari 2015 tot 31 december 2017 in totaal 108 PE-punten behaald hebben.
Nevenfuncties
- onbezoldigd lid Raad van Advies faculteit Economie en Bedrijfskunde Rijksuniversiteit Groningen (sinds 2011)
- onbezoldigd lid Raad van Toezicht Marketing Groningen (sinds 2014)

Beloning
Het salaris van de bestuurder in 2017 bedraagt € 167.047 (inclusief werkgeverslast van de pensioenkosten). Dit salaris valt binnen de kaders van de WNT 2017. De WNT stelt een maximum bezoldiging die voor 2017 is vastgesteld op 100% van een ministersalaris. Voor 2017 is dat bedrag vastgesteld op € 181.000. Aanvullend zijn vanaf 1 januari 2015 voor de sector maxima vastgesteld op basis van een aantal criteria. Hiervoor geldt een aantal bezoldigingsklassen.

Indeling in een bezoldigingsklasse vindt plaats op basis van het aantal verhuureenheden en het aantal inwoners van de grootste gemeente waarin een toegelaten instelling minimaal 20% van haar verhuureenheden in eigendom of beheer heeft. Bezoldigingsklasse H omvat corporaties met 10.001 – 25.000 verhuureenheden en gemeentes van 150.001 – 375.000 inwoners. Op basis hiervan is Nijestee geplaatst in bezoldigingsklasse H.

De directie van Nijestee bestaat uit de Algemeen directeur / bestuurder en de directeuren van de bedrijfsonderdelen Financiën & Informatie, Onderhoud, Vastgoed en Woondiensten. Gezamenlijk zijn zij belast met de leiding van Nijestee. Besluiten worden door het DO (Directie-Overleg) genomen. De WNT is van toepassing op de leden van het DO. De salarissen van de overige directeuren vallen eveneens binnen de WNT.

Henk Raatjes, directeur Vastgoed, plaatsvervangend algemeen directeur/bestuurder
Geboortejaar: 1956
Werkzaam in de huidige functie sinds 1 januari 1999
Plaatsvervangend algemeen directeur/bestuurder sinds 2005
Werkzaam bij de organisatie sinds 1 april 1980
Beloning: € 89.656 (dienstverband 55,56%)
Nevenfunctie
- onbezoldigd lid van de Raad van Toezicht van VRIJDAG (Kunst en cultuur)

Jan Drenth, directeur Onderhoud
Geboortejaar: 1965
Werkzaam in huidige functie sinds 1 januari 2004
Werkzaam bij de organisatie sinds 1 juli 2000
Beloning: € 128.420
Nevenfunctie
- onbezoldigd voorzitter BSVV (Bovensmilde Voetbalvereniging)

Carla Terhell, directeur Woondiensten
Geboortejaar: 1966
Werkzaam in de huidige functie sinds 1 maart 2015
Werkzaam bij de organisatie sinds 1 maart 2015
Beloning:€ 103.365
Nevenfunctie
- onbezoldigd lid Werkveld Advies Commissie opleiding Vastgoed en makelaardij Hanze Hogeschool

Jan-Gerrit Houtsma, directeur Financiën & Informatie
Geboortejaar: 1962
Werkzaam in de huidige functie sinds 1 april 2009
Werkzaam bij de organisatie sinds 1 mei 1986
Beloning: € 116.035
Nevenfunctie
- onbezoldigd lid Werkveld Advies Commissie opleiding Bedrijfseconomie Hanzehogeschool